Jak zatrudnić Ukraińca w 2023? 3 proste kroki rekrutacji pracownika z Ukrainy!

Uwaga! O nowych możliwościach dla firm i warunkach zatrudnienia od marca 2023 można przeczytać tutaj:

Preferencje dla firm zatrudniających Ukraińców i wsparcie dla osób udzielających pomocy ukraińskim uchodźcom

 

Drogi Pracodawco, jeśli zastanawiasz się:

• Jak zatrudnić Ukraińca w polskim przedsiębiorstwie i nie popełnić żadnego błędu?
• Czy możliwe jest zatrudnienie Ukraińca z kartą pobytu?
• Czy przy rekrutacji pracowników z Ukrainy trzeba ich wysyłać na badania medyczne?
• Czy w ogóle warto przeprowadzić rekrutację pracowników z Ukrainy w Twojej firmie?

To ten artykuł jest właśnie dla Ciebie. Poniżej w trzech prostych krokach wyjaśniamy co zrobić, aby łatwo i legalnie zatrudnić Ukraińca do pracy w polskim przedsiębiorstwie.

Uwaga! Poniższą instrukcję można również zastosować przy zatrudnianiu cudzoziemców z Rosji, Białorusi, Mołdawii, Gruzji i Armenii.

Krok Pierwszy:

Pierwszym korkiem przy zatrudnianiu cudzoziemca ze wschodu będzie wizyta w Urzędzie Pracy. Należy tam zarejestrować i złożyć Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Jest to bardzo ważne, bowiem dopiero po wpisaniu przez urząd Twojego oświadczenia do ewidencji oświadczeń, zatrudniony przez Ciebie Ukrainiec będzie mógł podjąć prace. Urząd ma na to do 30 dni roboczych, dlatego należy złożyć oświadczenie odpowiednio wcześniej. Można to zrobić:

• Osobiście w Urzędzie Pracy
• Listownie
• Elektronicznie

[Więcej o procedurze składania Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi przeczytasz w rozdziale: Jak zatrudnić pracownika z Ukrainy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi]

Wpis do ewidencji oświadczeń stanowi wystarczającą podstawę do zatrudnienia cudzoziemca, jeśli:

• cudzoziemiec, którego chcesz zatrudnić ma obywatelstwo Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji lub Ukrainy
• prace, które będzie wykonywał cudzoziemiec, nie dotyczą prac sezonowych (wtedy trzeba uzyskać zezwolenie)
• okres zatrudnienia cudzoziemca nie przekroczy 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Uwaga! Jeśli chcesz zatrudnić Ukraińca (lub obywatela Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji), który:

• w ciągu ostatnich 12 miesięcy przepracował w Polsce 180 dni na podstawie oświadczenia z Urzędu Pracy
• lub będzie u Ciebie pracował dłużej niż przez 180 dni w ciągu roku niż 6 miesięcy.

to zamiast do Urzędu Pracy musisz udać się do Urzędu Wojewódzkiego, aby wyrobić zezwolenie na pracę typu A. Na jej podstawie Twój pracownik będzie mógł wyrobić wizę roczną i przyjechać do pracy.

[Więcej o procedurze wyrabiania  zezwolenie na pracę typu A przeczytasz w rozdziale: Zatrudnianie pracownika z Ukrainy na podstawie zezwolenia na pracę]

Gdy już uzyskasz zezwolenie na pracę typu A w Urzędzie Wojewódzkim lub Twoje Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostanie wpisane do Ewidencji w Urzędzie pracy, możesz przejść do II kroku:

Krok Drugi:

Po uzyskaniu odpowiednich dokumentów możesz podpisać umowę ze swoim nowym pracownikiem. Pamiętaj, że forma umowy (umowa o pracę lub umowa zlecenie) musi być zgodna z informacjami podanymi do Urzędu Pracy.

Następnie musisz zgłosić swojego nowego Pracownika z Ukrainy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (Masz na to 7 dni).

WAŻNE: Aby ułatwić sobie wszystkie czynności urzędowe warto uzyskać dla pracownika cudzoziemca numer NIP. W tym celu należy złożyć w urzędzie skarbowym druk NIP-7 lub ZAP-3

Krok Trzeci:

Na koniec warto pomóc swojemu nowemu pracownikowi z dodatkowymi czynnościami, takimi jak:

• Zameldowanie
• Zapisanie się do przychodni i wybór lekarza rodzinnego
• Założenie konta w banku działającym na polskim rynku, celem ułatwienia i przyspieszenia rozliczeń.

Jeśli nie wiesz, jak pozyskać pracowników z Ukrainy, czytaj więcej gdzie i jak znaleźć Ukraińców do pracy.

Jak zatrudnić pracownika z Ukrainy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to najważniejszy dokument, jaki musisz uzyskać, aby legalnie zatrudnić pracownika ze wschodu, bowiem w ich przypadku obowiązuje tzw. procedura uproszczona.

Umożliwia ona zatrudnienie pracownika z Ukrainy (lub Rosji, Białorusi, Mołdawii, Gruzji i Armenii) bez konieczności uzyskania przez niego zezwolenie na pracę w Urzędzie Wojewódzkim. Uwaga! Przepisy te obowiązują tylko w przypadku cudzoziemców z wymieniowych wyżej 6 państw, jeśli nie pracowali oni już w Polsce dłużej niż 180 dni w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Procedura ta bardzo ułatwia polskim przedsiębiorcom zatrudnianie pracowników ze Wschodu. Z danych Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wynika, że tylko w pierwszym półroczu 2019r. wydano 845 929 oświadczeń umożliwiających podjęcie pracy w Polsce przez obywateli Ukrainy, Rosji, Białorusi, Mołdawii, Gruzji i Armenii.

Jak złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi?

Oświadczenie musi zostać złożone przez przedstawiciela pracodawcy na jeden z trzech dostępnych sposobów:

Osobiście w Urzędzie Pracy właściwym dla Twojej spółki.

• W przypadku spółki wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) będzie to Urząd Pracy na terenie powiatu, gdzie została zarejestrowana spółka
• Przy działalności gospodarczej zarejestrowanej w Centralnej Ewidencji i Informacji o działalności gospodarczej (CEIDG) będzie to Urząd Pracy odpowiedni dla Twojego miejsca zameldowania.

Listownie - Wzór oświadczenia można pobrać ze strony urzędu pracy. Należy je wydrukować w dwóch egzemplarzach, wypełnić (najlepiej drukowanymi literami), podpisać i odesłać na adres właściwego Urzędu Pracy (patrz punkt wyżej).

Elektronicznie na stronie www.praca.gov.pl. Uwaga! Aby móc złożyć oświadczenie w formie elektronicznej należy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym e-PUAP.

Bez względu na formę składania oświadczenia należy dołączyć do niego:

• ważny dowód osobisty lub inny dokument tożsamości;
• dowód uiszczenia opłaty za złożenie oświadczenia (30 zł);
• oświadczenie o niekaralności;
• kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek;

Po złożeniu oświadczenia, należy zaczekać na decyzję Urzędu Pracy, który może wpisać oświadczenie do ewidencji lub wydać decyzję administracyjną o odmowie wpisu.

Wpis do ewidencji może nastąpić w ciągu 7 dni roboczych od złożenia oświadczenia, chyba że pracownik urzędu stwierdzi braki lub nieścisłości w dokumentacji. Wtedy postępowanie przedłuża się do 30 dni,  a składający zostaje wezwany do uzupełnienia dokumentacji lub wyjaśnienia wątpliwości.

Urząd wydaje decyzję odmowną, jeśli:

• pracodawca dokonał przestępstwa lub naruszył przepisy prawa dotyczące zatrudniania cudzoziemców;
• zachodzą podejrzenia, że oświadczenie jest składane dla pozoru, a cudzoziemiec wykorzysta je w inny sposób, niż podany w oświadczeniu;
• pracodawca nie wywiązuje się z obowiązków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. (np. zalega ze składkami lub podatkami).

W każdym innym wypadku następuje wpisanie oświadczenia do ewidencji, a pracodawca może już zatrudnić pracownika z Ukrainy. Przepisy zobowiązują go do:

• przekazania oryginału oświadczenia cudzoziemcowi, dla którego zostało ono wystawione;
• zawarcia umowy pisemnej z cudzoziemcem (spisanej w dwóch wersjach językowych, w tym jednej zrozumiałej dla cudzoziemca) z uwzględnieniem warunków wskazanych w oświadczeniu;
• Przekazania informacji do Urzędu Pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca;
• Zgłoszenia nowego pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni;
• Poinformowania Urzędu Pracy o zakończeniu pracy przed danego pracownika;

Uwaga! Niewywiązanie się z tym obowiązków może skutkować sankcjami urzędowymi!

Jak obliczyć okres pracy Ukraińca zatrudnionego w Polsce na podstawie oświadczenia?

Zgodnie z przepisami Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi umożliwia pracownikowi z Ukrainy pracę jedynie przez 180 dni w ciągu 12 miesięcy.

Uwaga! Przy obliczaniu tego stażu pracy należy wziąć pod uwagę wszystkich pracodawców danego pracownika w Polsce.

Jeżeli cudzoziemiec nie pracował nigdy wcześniej na terytorium Polski to jego staż pracy liczony jest od momentu rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu. Pracodawca zobowiązany jest do poinformowania Urzędu Pracy o dokładnej dacie rozpoczęcia pracy przez pracownika,  a jeśli tego nie zrobi to Urząd stosuje tzw. domniemania. Oznacza to, że staż pracy liczony  jest od dnia wskazanego w oświadczeniu.

Po upływie 180 dni pracy w celu przedłużenia stosunku pracy należy wystąpić do Urzędu Wojewódzkiego o wydanie zezwolenia na pracę typu A.

Zatrudnianie pracownika z Ukrainy na podstawie zezwolenia na pracę

Jeśli planujesz zatrudnienie pracownika z Ukrainy na okres dłuższy niż 6 miesięcy, niezbędne będzie uzyskanie dla Twojego pracownika Zezwolenia na pracę typu A. Zezwolenie to upoważnia cudzoziemca do podjęcie w Polsce pracy bez zobowiązań czasowych, jeśli posiada on również zezwolenia na pobyt czasowy lub odpowiednią wizę.

Procedura uzyskania zezwolenia na pracę typu A jest znacznie dłuższa, niż uzyskanie wpisu oświadczenia do ewidencji w Urzędzie Pracy i może trwać nawet 4-6 miesięcy od złożenia wszystkich dokumentów. Z tego powodu warto wdrożyć ją odpowiednio wcześnie, a na okres oczekiwania na decyzję zatrudnić pracownika z Ukrainy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Ubiegając się o wydanie zezwolenia na pracę typu A podczas rekrutacji pracownika z Ukrainy należy złożyć w Urzędzie Wojewódzkim:

• Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę (do pobrania ze strony Urzędu Wojewódzkiego);
• Oświadczenie o niekaralności pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu;
• kopia wszystkich wypełnionych stron z ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek;
• Kopie paszportu i wizy cudzoziemca;
• Oryginał umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej;
• Ważny dowód osobisty pracodawcy (w przypadku, gdy jest nim osoba fizyczna) lub umowę spółki albo akty notarialne o zawiązaniu spółki (w przypadku spółek wpisanych do KRS);
• Druki IMIR potwierdzające, że pracodawca odprowadzał składki na ubezpieczenie społeczne;
• Oryginał informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych w Twojej firmie w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji na rynku lokalnym. Uwaga! Dokument ten musi być wydany nie wcześniej niż 180 dni przed złożeniem wniosku. (Dokument wyrabia się w Urzędzie Pracy i jest on niezbędny tylko w przypadku niektórych przypadkach. Można to sprawdzić na stronie biznes.gov.pl)

Wypełniając wniosek o wydanie zezwolenia na pracę dla pracownika z Ukrainy należy ze szczególną starannością wskazać stanowisko lub rodzaj pracy, którą ma on wykonywać. Jest to bardzo istotne, bowiem cudzoziemiec może legalnie wykonywać tylko te obowiązki służbowe, które wynikają z wystawionego dla niego zezwolenia o pracę. W dodatku może pracować jedynie u pracodawcy wskazanego we wniosku.

Oznacza to, że w momencie gdy cudzoziemiec chce zmienić stanowisko lub pracodawcę musi mieć nowe zezwolenie o pracę. Nie dotyczy to szczególnych przypadków takich jak:

• Zmiana przez pracodawcę: nazwy, formy prawnej, siedziby (spółka) lub miejsca zamieszkania (osoba fizyczna);
• przejęcie pracodawcy przez innego pracodawcę; 
• skierowanie cudzoziemca do innych prac na okres nie dłuższy niż 30 dni;
• zmiana czasu pracy cudzoziemca na okres nie dłuższy niż 6 miesięcy i nie więcej niż do połowy pełnego wymiaru czasu pracy przy jednoczesnym proporcjonalnym obniżeniu wynagrodzenia;
• Inne;

Pracodawca musi jednak niezwłocznie poinformować o zaistnieniu tych okoliczności wojewodę (przy zachowaniu formy pisemnej).

Uwaga! Zezwolenie na pracę wystawianie jest na czas określony, wskazany w dokumencie. Po upływie tego czasu cudzoziemiec nie może być już legalnie zatrudniony. Aby tego uniknąć należy co najmniej 30 dni przed końcem ważności zezwolenia złożyć w Urzędzie Wojewódzkim wniosek o przedłużenie zezwolenia na pracę.

Może się również zdarzyć, że przed upływem terminu ważności zezwolenia o pracę wygaśnie ważność wizy pracownika z Ukrainy. Musi on wtedy, jak najszybciej wyrobić nową wizę w oparciu o posiadane zezwolenie na pracę.

Jest to bardzo ważne, bowiem do podjęcia przez cudzoziemca legalnej pracy w Polsce nie wystarczy tylko zezwolenie na pracę. Musi on również posiadać ważne zezwolenie na pobyt czasowy lub wizę z tytułu pracy. Co istotne nie może być to wiza wydana w celu:

• Turystycznym;
• udziału w postępowaniu w sprawie o udzielenie azylu;
• korzystania z ochrony czasowej;
• przyjazdu ze względu humanitarnych, ze względu na interes państwa lub zobowiązania międzynarodowe.

WAŻNE: Przy rozpatrywaniu legalności zatrudnienia cudzoziemca uwzględnia się jedynie wizy wystawione z tytułu pracy!

Jeśli chcesz wiedzieć o wynajmie (rekrutacji) pracowników z Ukrainy, czytaj więcej co to jest leasing pracowników z Ukrainy

Inne dokumenty legalizujące pracę cudzoziemca

Rodzaj dokumentu	Kogo dotyczy
Zezwolenie na pracę typ A	Dotyczy cudzoziemca, który chce pracować u pracodawcy zarejestrowanego na terenie Polski. [Czytaj więcej: Zatrudnianie pracownika z Ukrainy na podstawie zezwolenia na pracę]
Zezwolenie na pracę typ B	Dotyczy cudzoziemca, który ma zasiadać w zarządzie podmiotu o statusie osoby prawnej, wpisanego do rejestru przedsiębiorców.
Zezwolenie na pracę typ C	Dotyczy cudzoziemca, zatrudnionego za granicą, który został przez swojego pracodawcę delegowany do oddziału w Polsce lub do Polskiego podmiotu, powiązanego z tym pracodawcą. Zezwolenie to jest wymagana w sytuacji, gdy cudzoziemiec ten pracuje w Polsce przez okres dłuższy niż 30 dni.
Zezwolenie na pracę typ D	Dotyczy cudzoziemca, zatrudnionego za granicą i delegowanego do pracy w Polsce na zasadach innych, niż te określone w zezwoleniu na pracę typu C. Zezwolenie na pracę typ D dotyczy realizacji usług o charakterze tymczasowym, głównie eksportowych.
Zezwolenie na pracę typ E	Dotyczy cudzoziemca zatrudnionego u pracodawcy zagranicznego, który został przez niego delegowany do pracy w Polsce w celach innych niż te określone w zezwoleniach na pracę typu B, C i D. Zezwolenie to jest wymagana w sytuacji, gdy cudzoziemiec ten pracuje w Polsce przez okres dłuższy niż 3 miesiące w ciągu kolejnych 6 miesięcy.
Zezwolenie na pracę sezonową – typ S	Dotyczy cudzoziemca, który chce podjąć pracę sezonową  w poniższych branżach: rolnictwo, ogrodnictwo, turystyka Przez najwyżej 9 miesięcy w roku kalendarzowych.
Oświadczenie, wpis do ewidencji oświadczeń o powierzaniu pracy cudzoziemcowi	Dotyczy cudzoziemców z: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Federacji Rosyjskiej, Ukrainy Mogą oni legalnie pracować w Polsce przez 180 dni w ciągu roku bez ważnego zezwolenia na pracę jeśli ich pracodawca zarejestrował w Urzędzie Pracy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. [Czytaj więcej: Jak zatrudnić pracownika z Ukrainy]
Karta pobytu	Cudzoziemiec z kartą pobytu traktowany jest, jak cudzoziemiec z ważnym  pozwoleniem o pracę. [Czytaj więcej: Zatrudnienie Ukraińca z kartą pobytu]

Zatrudnienie Ukraińca z kartą pobytu

Dużym ułatwieniem przy zatrudnianiu pracowników z Ukrainy stanowi karta pobytu. Jeśli upatrzony przez nas kandydat posiada taką kartę traktowany jest jak cudzoziemiec z przyznanym pozwoleniem o pracę. Pozwala to uniknąć długotrwałej procedury w Urzędzie Wojewódzkim i znacząco usprawnia cały proces zatrudniania. Dlatego warto zatrudniać Ukraińców z kartą pobytu.

O kartę pobytu może ubiegać się Ukrainiec, który przepracował w Polsce co najmniej 3 miesiące w ramach procedury uproszczonej (oświadczenie o powierzaniu pracy cudzoziemcowi).

Według danych Urzędu ds. Cudzoziemców od 2019 roku w Polsce legalnie przebywa ponad 170 000 Ukraińców w ramach pobytu czasowego i prawie 40 000 na stałe. Co więcej, zdecydowana większość z nich to osoby czynne zawodowo, chętne do podejmowania zatrudnienia w naszym kraju.

Uwaga! W momencie, gdy karta pobytu traci swoją ważność, zawarta na jej podstawie umowa ulega automatycznemu rozwiązaniu. Wynika to wprost z przepisów prawa i nie wymaga dodatkowych zapisów w umowie między pracodawcą a pracownikiem, jednak my rekomendujemy umieszczenie takiego zapisu dla celów informacyjnych.

Badania lekarskie dla pracowników z Ukrainy

Po załatwieniu wszystkich formalności związanych z uprawnieniem wybranego Ukraińca do pracy w Polsce, należy koniecznie skierować go na badania lekarskie. Wynika to wprost z obowiązujących przepisów kodeksu pracy. Narodowość nie ma tu żadnego znaczenia. Każdy pracownik podejmujący w Polsce pracę na podstawie umowy o prace musi mieć aktualne badania przeprowadzone przez lekarza medycyny pracy.

Dlatego obowiązkiem pracodawcy jest wystawienie odpowiedniego skierowania na badanie medycyny pracy. Powinno ono zawierać:

• dane osobowe pracownika;
• stanowisko pracy (musi być zgodne z zezwoleniem na pracę lub oświadczeniem);
• listę czynników szkodliwych charakterystyce dla danego stanowiska pracy;
• Informację o tym, czy praca wykonywana jest na wysokości (powyżej 1 m).

Badanie musi wykonać lekarz, z którym nasza firma ma podpisaną umowę o współpracy. Wymagają tego przepisy dotyczące lekarzy medycyny pracy. Bez umowy o współpracy lekarz odmówi wykonania badań.

W przypadku badań lekarskich dla pracowników z Ukrainy koniecznie jest również zorganizowanie tłumacza. Pomoże on podczas całego przebiegu wizyty, a szczególnie podczas wywiadu zdrowotnego, który stanowi istotną część badania. Bez pełnej komunikatywności z pacjentem lekarz nie będzie mógł przeprowadzić wywiadu, a tym samym wystawić niezbędnych dokumentów.

Uwaga! Niektóre stanowiska wymagają dodatkowych badań, przeprowadzanych przez lekarzy specjalistów. Niewykluczone, że pracownik z Ukrainy przed podjęciem pracy będzie musiał zapisać się na wizytę np. u okulisty czy laryngologa.

Przy takim natłoku dodatkowych czynności, które musi wykonać pracodawca, aby zatrudnić Ukraińca od razu nasuwa się pytanie:

Czy wobec tylu dodatkowych procedur w ogóle  warto zatrudniać pracowników z Ukrainy?

Odpowiedź brzmi: absolutnie tak.

Ukraińcy są obecnie bardzo cenieni na polskim rynku pracy. Często podkreśla się ich wyjątkową pracowitość, zaangażowanie i chęci do pracy. Są oni gotowi pracować częściej niż 8 godzin dziennie i nie narzekają, gdy trzeba zostać po godzinach. W dodatku podobieństwo językowe i niskie różnice kulturowe sprzyjają integracji nowych pracowników wewnątrz firmy i ułatwiają komunikację.

To wszystko, w połączeniu z brakami kadrowymi na polskim rynku pracy czyni z Ukraińców pożądanych pracowników. Nie bez znaczenia jest również fakt, że uproszczona procedura znacznie ułatwia ich zatrudnianie.

Dlatego, jeśli jeszcze zastanawiasz się, jak zatrudnić pracownika z Ukrainy, koniecznie zapoznaj się naszą ofertą lub skorzystaj z wyszukiwarki pracowników z Ukrainy.